5 wertvolle Tipps für ein gutes Projektmanagement

Über den Wert von Projektmanagern wurde viel geredet. Nicht unbedingt gute Projektmanager; Nur Projektmanager im Allgemeinen. Die Sache mit dem Argument ist, dass die Rolle von der Organisation (wenn Sie eine haben, macht es auch einen großen Unterschied) und den Kunden abhängt, die Sie einstellen. Ja, einige große oder kleine Unternehmen benötigen Projektmanager. Wenn Sie ein kleines Geschäft oder eine Ein-Mann-Show sind, brauchen Sie möglicherweise keinen Projektmanager, aber Sie verfügen sicher über die Fähigkeiten, um Ihre Arbeit zu organisieren und Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten.

Hier sind einige Tipps, die ich als einer der (ähm) guten Projektmanager auf dieser Erde geben kann:

01. Halten Sie die Kommunikation im Fluss

Jedes Projekt wird ohne einen guten Kommunikationsplan scheitern. Überlegen Sie, wie Sie am besten mit einem Team und Kunden zusammenarbeiten, und finden Sie einen Plan, der für alle funktioniert. Statusberichte und Anrufe können von unschätzbarem Wert sein, da Sie die nächsten Schritte, Aktionselemente und Projektrisiken verfolgen. Wenn Sie einen wöchentlichen Statusbericht verwenden, um über Budget und Prozess transparent zu bleiben, müssen Sie nie so umständlich darüber sprechen, dass Sie mehr Zeit oder Geld benötigen, um Ihr Projekt abzuschließen.



Es ist auch wertvoll, jemanden im Team zu haben, der die Details klar und präzise auf freundliche Weise mit dem Kunden kommuniziert. Nicht jeder ist dafür geeignet, daher ist es wichtig, eine Person im Team zu haben, die mit den Details umgehen kann und die Dinge nicht verwirrt (hey, es passiert).

'Der größte Vorteil (bei der Einstellung eines Projektmanagers) für mich war die Unterstützung bei der Kommunikation. Jeder Tag bedeutet, mental viel zu schalten, aber nichts stört mich mehr als die Kundenkommunikation. Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden mit der Sorgfalt und dem Respekt behandelt werden, die sie verdienen, erfordert dies viel Aufmerksamkeit. Die einsatzige E-Mail, die für Ihre Mitarbeiter funktioniert, reicht nicht aus. In der Lage zu sein, aus einer Besprechung herauszugehen und die Dinge zu tun, die ich tun muss, zu wissen, dass die Kommunikation mit dem Kunden mit einer Aufmerksamkeit behandelt wird, die ich sonst nicht geben kann, ist ein enormes Gewicht, das abgenommen wird und das erhöht Qualität aller Aspekte des Service, den wir liefern. ' - - Reed Lauber , Web-Entwickler

Gleichzeitig dokumentiert ein guter Projektmanager alles. Und ich meine alles: interne und externe Besprechungen, Statusaufrufe und sogar Nebenkommentare, die möglicherweise auftauchen. Jedes Detail ist für das Team relevant - selbst der einfache Kommentar des Kunden zu einer Farbe, die der CEO hasst. Es gab viele Male, in denen ein Kunde mir etwas sagte, das trivial erscheint, und ich werde es 'nur für den Fall' an das Team weiterleiten, und es hat sich als sehr hilfreich herausgestellt.

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02. Erwartungen setzen und verwalten

Letztendlich sollten die Erwartungen Ihres Projekts durch einen gut geschriebenen, beschreibenden Arbeitsumfang festgelegt werden. Jedes Team sollte dieses Dokument verwenden, um die Voraussetzungen für die Lieferung eines Projekts zu schaffen. Zu Beginn eines Projekts empfiehlt es sich, sich mit Ihrem Kunden zusammenzusetzen und den Umfang in Verbindung mit der Projektzeitleiste zu überprüfen. Dies bedeutet, dass Sie erklären müssen, warum es zwei Wochen dauern kann, bis das Team Homepage-Konzepte entwickelt. Sie kennen alle Antworten, weil Sie den Vorteil haben, die für die Arbeit vorgesehenen Stunden und vielleicht sogar die Geschichte zu sehen, wie lange es gedauert hat, ähnliche Arbeiten an anderen Projekten durchzuführen. In jedem Fall werden Ihre Kunden durch diese Art von Konversation zu Beginn eines Projekts über den Aufwand informiert und in den Prozess eingebunden.

Checken Sie zwischen den Fristen in das bevorstehende Dokument oder die Lieferung ein und sprechen Sie mit dem Kunden darüber, was dies jeweils bedeuten wird. Sind Ihre Wireframes ein PDF- oder ein anklickbarer HTML-Prototyp? Erläutern Sie die Vorteile des Dokuments und wie das konstruktive und hilfreiche Feedback das Ergebnis stärkt. Es ist absolut nichts Falsches daran, sich zu wiederholen, solange Sie es nicht immer und immer wieder tun! Die Aufklärung Ihrer Kunden über den Prozess der Erstellung einer Website ist entscheidend für die Entwicklung eines Produkts, das Ihre Absichten widerspiegelt und die Benutzer zum Lächeln bringt.

03. Wissen, wann das Team einbezogen werden muss

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„Manchmal muss ein Kunde nur gehört werden, aber es kann sehr stressig sein, wenn ein Designer während des gesamten Projekts alles durchgehen muss, was ihm in den Sinn kommt. Ein großartiger PM weiß, wann er das Designteam hinzuziehen und wann er ihnen den Raum geben muss, das zu tun, was sie am besten können: Entwerfen. '
- - Samantha Warren , Designer bei Twitter

Das Erstellen einer Website ist ein unterhaltsamer, kreativer Prozess, aber jedes Projekt hat auch eine Management-Seite. Sie müssen den Fortschritt und die nächsten Schritte überprüfen, damit Telefonanrufe oder Besprechungen stattfinden, bei denen möglicherweise nicht das gesamte Team anwesend ist. Schließlich brauchen einige Leute nur Zeit an ihren Schreibtischen, um zu arbeiten. Aber wenn sich ein Kunde wirklich engagiert, kommt er oder sie auf hundert Ideen für das Team, und diese kommen unweigerlich auf, wenn das gesamte Team nicht anwesend ist.

In diesem Fall sollten Sie sicherstellen, dass die Ideen auf Ihren Projektanforderungen basieren. Das ist nicht immer das Endergebnis, aber leugnen Sie nicht eine Idee oder ein Gespräch. Wissen, wann Sie das Team einbeziehen müssen, um das Gespräch zu unterstützen. Fragt der Kunde etwas, das design- oder entwicklungsspezifisch ist? Wenn ja, ziehen Sie die entsprechenden Personen hinzu.

Ein Projektmanager sollte niemals wirklich auf design- oder entwicklungsspezifische Elemente antworten, es sei denn, diese wurden zuvor dokumentiert. Schließlich sollten Sie einen Designer oder Entwickler haben, der für diese Elemente verantwortlich ist. Wenn Sie die Antwort nicht kennen und in diesem Moment niemanden in den Raum ziehen können, machen Sie sich im Idealfall gute Notizen und setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Es ist nichts Falsches daran, ein Gespräch zu verfolgen, wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist.

04. Stakeholder kennen und verwalten

'Eine der größten Herausforderungen bei der Arbeit an großen Websites sind die Anforderungen der Stakeholder. Über 20 Stakeholder zu haben, von denen jeder seine eigene Vorstellung davon hat, wie eine Neugestaltung „erfolgreich“ sein kann, kann eine Übung zur Löwenzähmung sein. Für Designer und Entwickler, die bereits genug jonglieren, ist es nicht immer möglich, jedem Gedanken in jedem Meeting genau zuzuhören und sich ständig in die Stakeholder hineinzuversetzen. Hier kommt Ihr Projektmanager ins Spiel. Hier beginnt die Magie. '

- - Und Grebb , Manager für Webkommunikation, Delaware Valley College

Ein guter Projektmanager kann anhand von Gesprächen im Verkaufsprozess wissen, was er von einem Stakeholder erwartet. Ein Auftakt mit einem Team, das über das Stakeholder-Team Bescheid weiß, kann dem Team und dem Projekt einen großen Vorteil bringen. Ein guter Projektmanager findet einen Verbündeten im Kundenteam und tut sein Bestes, um eine solide Beziehung zu dieser Person aufzubauen. Durch eine solide Beziehung kann der PM die clientseitige Politik und deren Auswirkungen auf den Prozess kennenlernen. Ein kurzes Gespräch, in dem Sie fragen: 'Wer muss X genehmigen?' mit einer Folgefrage wie: 'Hast du auch an Y-Person gedacht?' wird einen langen Weg bei der Erstellung eines Projektplans gehen.

Es ist Aufgabe des Projektmanagers, potenzielle Risiken vorauszusehen, die dazu führen, dass das Projekt das Budget oder die Frist überschreitet. Daher ist es entscheidend, gegenüber dem Kunden transparent zu sein, wie der Prozess abläuft und wie seine Stakeholder den Erfolg beeinflussen können. Wenn Sie diese Probleme kennen und nach vorne schauen, kann der Projektmanager leichter offen darüber sprechen, wann und warum ein Projekt möglicherweise vom Kurs abweicht.

Letztendlich möchte niemand den 'bösen Polizisten' spielen, aber es ist ein großer Teil der Rolle des Projektmanagers. Wenn Sie also alles zu Ihren Gunsten einrichten und sich über Risiken im Klaren sind, können Sie die meiste Zeit der gute Polizist sein.

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05. (Cheer) führen

Jedes Projekt braucht einen Leiter, der den Prozess besitzt und unterstützt. Ein guter Projektmanager wird den Prozess durchsetzen und alle Mitglieder des Teams synchron halten. Das Jonglieren von Zeitplänen, Fristen und Ergebnissen ist der Schlüssel, aber ein Projektmanager, der auch den Prozess, das Team und den Kunden unterstützt, bringt echten Wert in ein Projekt. Sei derjenige, der sagt: 'Wow, das ist wirklich schön. Gute Arbeit'. Haben Sie keine Angst, derjenige zu sein, der sagt: 'Haben Sie an X gedacht?' nach dem Besten des Projekts Ausschau halten. Und wenn der Projektmanager wirklich gute Arbeit leistet, kennt und versteht er jeden Aspekt des Projekts. Manchmal kann er oder sie Fragen oder Bedenken des Kunden antizipieren.

Letztendlich kann jeder im Team bei Bedarf bei der Verwaltung eines Projekts helfen, je nach Ihren Vorlieben (oder der Ihres Unternehmens). Unabhängig davon, ob Sie mit einem Projektmanager besetzt sind oder nicht, sollten Sie darüber nachdenken, die Verantwortlichkeiten für die Verwaltung interner und externer Projektaspekte aufzuteilen. Es hilft bei den Grundlagen eines erfolgreichen Projekts: Kommunikation, Organisation und harte Arbeit.

Bild mit freundlicher Genehmigung von Xavi Talleda unter Creative Commons Licensing

Brett ist der Direktor für Projektmanagement für Glückliches Zahnrad in Philadelphia. Seine Faszination für den kreativen Prozess und seine Leidenschaft für präzise Kommunikation, Strategie und Liebe zum Detail führen dazu, dass seine Kunden einen Projektmanager erhalten, der sich nicht nur mit Zeitplänen und Meilensteinen, sondern auch mit dem Arbeitsprodukt befasst. Bretts tiefes Verständnis des Webprozesses und seine Fähigkeit, Methoden auf jedes Projekt anzuwenden, machen Kunden glücklich. Er ist auch geschickt darin, Kunden die Sprache des Webdesigns zu übersetzen, was manchmal verwirrend und konzeptionell werden kann. Brett leitet ein Team von Crack-PMs und großen und kleinen Projekten, die alle das gleiche Maß an Sorgfalt und Engagement erhalten.